Webinář "Správa interní dokumentace v SharePoint za 5 dnů", který se konal 4. 5. 2017, nyní můžete shlédnout formou záznamu na youtube a seznámit se tak blíže s funkcionalitou balíčku prostřednictvím živých ukázek.
Každý dokument má vlastní složku, která obsahuje hlavní dokument, přílohy a případně i související dokumenty. Uživatel založí nejdříve složku a vyplní atributy na formuláři. Jednotlivé dokumenty ukládá do složky, a definuje pouze typ dokumentu. Ostatní atributy dokumentu systém kopíruje z nadřízené složky. Uživatel může vytvořit vazbu na jiné dokumenty pomocí speciálního pole „Reference“.
Procesy připomínkování a schvalování využívají vlastní workflow nástroj. Připomínkující si vybírá uživatel sám. Schvalovatele určuje workflow schvalovací matice, kterou upravuje oprávněný uživatel. Uživatelé obdrží na každý úkol upozornění emailem a samotný úkol zobrazí v seznamu úkolů na úvodní straně webu aplikace. Každý úkol má formulář, který obsahuje odkaz na schvalovaný dokument.
Publikaci spouští systém automaticky po schválení dokumentu. Určený uživatel, většinou „Manažer kvality“, nastaví datum, od kdy dokument platí. Dokument následně systém zkopíruje do prostoru „Platné dokumenty“.
Historii procesů zobrazuje formulář úkolu i formulář (košilka) smluvního dokumentu.
Jde o speciální funkci, která se spustí automaticky po publikaci dokumentu. Uživatele oddělení, pro které je dokument určen, dostanou úkol k seznámení. Informace o seznámení zobrazuje formulář interního dokumentu v samostatné tabulce. Zároveň jsou k dispozici souhrnné přehledy se stavy seznamování pro dokumenty a uživatele. Systém zajistí vytvoření úkolů k seznámení pro všechny platné dokumenty pro nového zaměstnance.
Systém podle hodnot na formuláři interního dokumentu spouští proces revize dokumentu. To znamená, že uživatel autor dostane úkol a upozornění na požadovanou revizi. Uživatel se rozhodne buď dokument revidovat, nebo revizi nepožaduje.
V případě, že uživatel uzná z vhodné, že dokument je nutné pro jeho neaktuálnost zrušit bez požadavku jeho náhrady, spustí proces Rušení dokumentu. V případě, že odpovědný uživatel zrušení schválí, systém přesune dokument do archivu.
Systém umožnuje nastavit upozornění na různé akce a stavy interních dokumentů. Uživatel dostane například upozornění emailem na obdržený úkol v rámci procesů, na úkol seznámit se s interním dokumentem a termín pro revizi dokumentu.
Vyhledávat mohou uživatelé fulltextově nebo vyhledat smluvní dokumenty podle vybraných vlastností. Například vyhledat pro konkrétní oddělení, podle kapitoly příručky jakosti, podle stavu nebo podle platnosti. Vyhledávat podle atributů umožňuje speciální funkce umístěná na hlavní straně aplikace.
Systém veškeré interní dokumenty ve stavech „Neplatný“ přesouvá z prostoru „Platných dokumentů“ do Archivu. Změnu stavu dokumentu na „Neplatný“ zajišťuje systém automaticky prostřednictvím procesů „Publikace“ a „Rušení dokumentu“. Archiv je oddělené úložiště se speciálním režimem přístupových práv. Oprávněný uživatel může archivu vyhledávat pomocí funkce „Vyhledávání“ na úvodní straně aplikace TreeINFO Interní dokumentace.
Základem balíčku je technologie Microsoft SharePoint a aplikační nadstavba TreeINFO pro SharePoint.
Je podporován na technologiích: Microsoft SharePoint Foundation 2013, Microsoft SharePoint Server 2013, Microsoft SharePoint Server 2016, Microsoft SharePoint 2019, Microsoft Office 365 (SharePoint Online).
